Un séminaire réussi laisse des traces qui dépassent le simple compte-rendu de réunion. Avec Vocal Shoot, les participants peuvent laisser un message vocal et un selfie souvenir en quelques secondes, sans installer d’application. Voici cinq astuces concrètes pour tirer le meilleur parti de l’outil pendant vos journées professionnelles, du QR code sur les tables jusqu’à l’écran diffusé en direct dans la salle.
Installer un présentoir sur chaque table
Depuis la fiche de l’événement, un présentoir prêt à imprimer est disponible en deux formats : une version A6 façon carte postale, ou une version à plier au format A5 qui tient debout comme un chevalet. Les deux affichent le QR code, le nom et la date du séminaire (ou votre logo si vous en avez déposé un), ainsi que les trois étapes du parcours illustrées par des pictogrammes. Poser un présentoir sur chaque table ou à l’accueil incite naturellement les participants à scanner le code entre deux sessions.
Diffuser la mosaïque photo en direct sur un écran
La mosaïque photo fait défiler en continu les photos des participants sur un écran ou un vidéoprojecteur, avec le nom de l’événement et le QR code affichés en permanence. Elle est accessible par un simple lien, sans mot de passe, et pensée pour tourner en boucle sans surveillance pendant les pauses café ou le cocktail. C’est un excellent moyen de relancer la participation en montrant aux collaborateurs qui n’ont pas encore laissé de message ce qu’ils sont en train de manquer.
Personnaliser l’expérience avec le logo de votre entreprise
Pour un séminaire, l’image de marque compte. Il est possible d’afficher le logo de votre entreprise à la place du nom et de la date sur les vidéos souvenir et sur la page invité, en formule Premium comme en formule Pro. Cette personnalisation ne se fait pas en libre-service depuis l’espace organisateur : elle passe par une prise de contact avec l’équipe commerciale, qui met en place le rendu sur mesure avec vous.
Dupliquer l’événement pour vos prochaines sessions
Si votre entreprise organise plusieurs séminaires dans l’année, ou plusieurs sessions similaires lors d’un même événement, le bouton Dupliquer l’événement, disponible en Premium et en Pro, recrée un nouvel événement avec les mêmes réglages : thème graphique, logo et styles IA activés compris. La formule Pro permet en plus de gérer jusqu’à dix événements sur un même compte, pratique pour les équipes qui organisent plusieurs rendez-vous professionnels au fil de l’année.
Suivre la participation grâce aux statistiques
Après le séminaire, les statistiques disponibles sur la fiche de l’événement permettent de mesurer la participation. Les formules Free et Premium donnent accès à des statistiques simples, tandis que la formule Pro propose des statistiques avancées via l’onglet Analytics, avec des graphiques d’usage détaillés comme l’activité au fil du temps ou l’utilisation des fonctionnalités IA. De quoi savoir précisément si l’animation a fonctionné et ajuster le format pour la prochaine édition.
Créer mon Vocal Shoot pour mon séminaire
Questions fréquentes
Les participants doivent-ils installer une application pour utiliser Vocal Shoot pendant le séminaire ?
Non, tout le parcours se déroule directement dans le navigateur du téléphone, aussi bien côté invité que côté organisateur, sans aucune application à télécharger.
Combien de messages peut-on collecter en formule Free lors d’un séminaire ?
La formule Free permet jusqu’à 25 messages pour un événement. Une fois ce nombre atteint, les participants voient un écran de remerciement indiquant que la collecte est terminée, sans erreur affichée.
Est-ce que les participants voient de la publicité pendant l’expérience ?
Seulement en formule Free, où un ou plusieurs sponsors partenaires sont affichés brièvement avant le parcours. Les formules Premium, Pro et Sur mesure n’affichent jamais de publicité.
Comment afficher les messages sur un écran pendant le séminaire ?
Depuis la fiche de l’événement, un bouton copie le lien de la mosaïque photo, à ouvrir en plein écran sur l’appareil relié à l’écran de la salle. Elle ne demande aucun mot de passe et tourne en boucle automatiquement.
La mosaïque vidéo nécessite-t-elle un mot de passe ?
Oui, contrairement à la mosaïque photo, la mosaïque vidéo est protégée par le même mot de passe que la galerie de l’événement.
Peut-on personnaliser les couleurs et le logo pour un séminaire d’entreprise ?
Oui, en formule Premium ou Pro, mais cette personnalisation ne se règle pas soi-même dans l’espace organisateur : elle se met en place via une prise de contact avec l’équipe commerciale.
Comment récupérer toutes les vidéos une fois le séminaire terminé ?
Depuis la galerie, il suffit d’utiliser Sélectionner des messages, de cocher les messages voulus ou de choisir Tout sélectionner, puis de cliquer sur Télécharger la sélection pour obtenir une archive regroupant l’ensemble des vidéos.
Peut-on organiser plusieurs séminaires avec un seul compte Vocal Shoot ?
Oui, la formule Pro permet de gérer jusqu’à dix événements sur un même compte, et le bouton Dupliquer l’événement, disponible en Premium et Pro, permet de recréer rapidement un événement avec les mêmes réglages pour une prochaine session.
Combien de temps dure l’enregistrement du message vocal des participants ?
Chaque participant peut enregistrer un message vocal d’une durée maximale d’une minute, avec la possibilité d’arrêter l’enregistrement plus tôt s’il le souhaite.